حلول كانون للإدارة الذكية للوثائق تحسن مستويات الإنتاجية وتعزز حماية المعلومات في البيئات المكتبية

تحظى أنظمة الإدارة الفعالة للوثائق بأهمية متزايدة كونها تمثل عاملاً هاماً في دعم إستراتيجيات النمو المتبعة من قبل الشركات ومؤسسات الأعمال في دولة الإمارات، سيّما في ظل النتائج الصادرة مؤخراً عن الدراسات الحديثة التي تشير إلى أنّ العاملين في المكاتب يقضون ما يقارب الساعة يومياً للبحث عن المعلومات في الوقت الذي بات فيه تسرب المعلومات الهامة قضية مقلقة ضمن بيئات العمل. وبالتزامن مع السعي المتواصل من قبل الشركات في الإمارات إلى التعامل بكفاءة مع النمو المتزايد في حجم الوثائق والمستندات في ظل توسع نطاق الأعمال، ارتفع الطلب على حلول إدارة الوثائق القادرة على تخفيض حجم التكاليف وتوفير أعلى مستويات الفعالية والآمان.

وتعد حماية المعلومات أحد الجوانب الهامة في مجال إدارة الوثائق، حيث أن ما يقارب ربع الاختراقات الأمنية بين الشركات تأتي عبر الأعمال الورقية. وتعتمد العديد من الشركات طرقاً أثبتت جدارتها في منع فقدان بيانات المعلومات (IDLP) وذلك بهدف تصنيف ومراقبة حالة البيانات وتطبيق السياسات التي تحكم تبادل المعلومات والوصول إليها. ولسوء الحظ، فإن كثير من هيكليات منع فقدان بيانات المعلومات لا تغطي المجالات الأساسية لإدارة الوثائق المؤتمتة مثل استخدام الأجهزة متعددة الوظائف (MFD). ولا يتم غالباً إعطاء الفرق المسؤولة عن حماية المعلومات وتكنولوجيا المعلومات في المؤسسات، السلطة لاعتماد وإدارة الأجهزة متعددة الوظائف على الرغم من حجم الوثائق الكبير وحركة المعلومات التي تخدمها هذه الأجهزة.

ولمعالجة هذه الفجوة، تقوم "كانون الشرق الأوسط" (Canon Middle East)، الشركة الرائدة في مجال توفير حلول التصوير، بالتركيز على مساعدة الشركات في مجال حماية بيانات ومعلومات الأعمال ضمن مختلف الأجهزة متعددة الوظائف وتعزيز بنيتها التحتية لمنع فقدان البيانات. وعلى سبيل المثال، يقوم برنامج "يوني فلو في5" (uniFLOW V5) باستخدام تقنية التعرف على الكلمات لتصنيف البيانات تلقائياً في ملف ومن ثم يقضي بكيفية التعامل معها. وتتيح هذه التقنية للشركات تطبيق سياسات وضوابط منع فقدان بيانات المعلومات في أجهزتها متعددة الوظائف بهدف منع أو الكشف عن تسرب المعلومات.

وبرزت الإمارات كواحدة من أبرز الأسواق الواعدة بالنسبة لحلول "كانون" للإدارة الذكية للوثائق، حيث يعزز ذلك النمو المطّرد في معدلات الإنفاق على منتجات وخدمات تكنولوجيا المعلومات، والتي يتوقع أن تصل إلى 3.5 مليار دولار أمريكي خلال العام الجاري. وتحتل الإمارات حالياً المرتبة 24 عالمياً والمرتبة الأولى في المنطقة العربية فيما يتعلق باستخدام تكنولوجيا المعلومات والإتصالات وفق "التقرير العالمي لتكنولوجيا المعلومات 2010-2011 – التحولات 2,0" الصادر مؤخراً عن "منتدى الإقتصاد العالمي" (World Economic Forum). وتقوم الشركات العاملة في الإمارات بالإستثمار على نطاق واسع في الحلول المتطورة لمواجهة المخاطر المتعلقة بأمن وحماية الوثائق التي تعتبر في الوقت الراهن إحدى أبرز القضايا التي تحظى بإهتمام متزايد في مختلف البيئات المكتبية. وطورت "كانون" سلسلة من الحلول الرائدة بما فيها برنامج "يوني فلو في5" لتمكين الشركات من التعامل بكفاءة وفعالية مع قضايا الأمن والحماية ومساعدتها في تبسيط عملية الإدارة الكاملة للوثائق.

وقال ناوشي يامادا، نائب مدير عام "كانون الشرق الأوسط": "يعتبر تبني أدوات وحلول فعالة لإدارة الوثائق من أبرز الركائز الأساسية ضمن بيئات العمل المختلفة، وبالأخص خلال هذه الحقبة الجديدة من النمو المتسارع ضمن قطاع الأعمال. ومع تزايد دور الإمارات كمركز حيوي للأعمال والإستثمار في المنطقة، باتت مختلف الشركات والبيئات المكتبية العاملة في الدولة تشعر بالضغط الناتج عن نمو حجم الوثائق والملفات التي تتم معالجتها يومياً وزيادة الحاجة إلى تطوير الإمكانات المتاحة لإدارة الوثائق بفعالية عالية. ويمثل "يوني فلو في5" من "كانون"، الذي يعمل على دمج منهجيات "منع فقدان بيانات المعلومات" ضمن سلسلة إدارة الوثائق بأكملها، حلاً مثالياً لمواجهة كافة التحديات الناشئة ضمن مختلف البيئات المكتبية عبر تمكين الشركات من كافة قطاعات الأعمال من إستخدام وثائق المعلومات والبيانات بطريقة أكثر أمناً وكفاءة. ومع توجه الشركات العاملة في السوق الإماراتية بشكل متزايد نحو الإستثمار في الحلول التكنولوجية الموثوقة والآمنة، فإننا ننظر إلى الإمارات باعتبارها إحدى الأسواق الأكثر ربحية بالنسبة لمجموعتنا الرائدة من حلول الإدارة الذكية للوثائق".

ويعد "يوني فلو" أول منصة موحدة للطباعة والمسح الضوئي تم تطويرها من قبل "كانون". وتحتوي النسخة الأخيرة من هذا البرنامج على وظائف جديدة لإدارة المسح الضوئي بما في ذلك خاصية التعرف البصري على الأحرف (OCR) مع دعم واسع للغات، وتقنية ضغط الملفات المتطورة والتقاط مؤشر المعلومات من خلال ميزة التعرف البصري على الأحرف أو التعرف على الباركود. كما يقوم هذا النظام بضبط عمليتي الطباعة والمسح الضوئي للجهاز متعدد الوظائف، ما يمكّن مدراء تكنولوجيا المعلومات من إدارة نظام واحد بمجموعة واحدة من حسابات المستخدمين وقاعدة بيانات واحدة.