هل تعاني من كركبة مكتبك؟ هل تشعر بالتوتر عندما ترى مكتبك غير نظيف ومرتب؟
حياتك المهنية تتأثر بالفوضى والإخفاق ليس صعبًا كما تظن، قم بتنظيف وتنظيف مكتبك بخطوات صغيرة على مدى خمسة أيام حتى لا تشعر بالسعادة، وفي هذا المقال نقدم لكم ٧ نصائح سريعة تجعل مكتبك نظيفًا:
1- طهر ، افرز ، وامسح مساحتك
الاستيلاء على سلة القمامة والبدء في تطهير المكتب، هذا هو الجزء الأفضل! الهدف هو تطهير نفسك من هذه الفوضى لإفساح المجال لكثير من الأشياء الجيدة القادمة. ضع الأشياء التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها في صندوق أو في ركن من مكاتبك. ضع في اعتبارك إذا كانت الأوراق في سلة المهملات بحاجة إلى تمزيقه أو لا للمساعدة في الحفاظ على الأشياء التي تقوم بتنظيمها ، قلل من التأثيرات الشخصية في مكتبك لأنها شيء تحتاج إلى الحفاظ عليه نظيفًا أيضًا.في النهاية ، يجب أن يكون مكتبك أو منطقة عملك واضحا. قم بمسح تراب سريع ثم عد إلى عملك.
2- العثور على منزل لكل شيء
في الوقت المحدد التالي لتنظيف مكتبك تحتاج إلى العثور على منزل لجميع الأشياء الخاصة بك.
لتجنب الفوضى المستقبلية ، يحتاج كل شيء في مكتبك إلى منزل. بعد استخدام عنصر هناك هذه البقعة الكبيرة التي سوف نتطلع إلى وضعه بعيدا. يحدث الفوضى عندما لا يكون للأشياء منزل. أفضل وقت للعثور على منزل للأشياء هو عندما تكون مساحتك خالية وواضحة. سيكون لديك عين عظيمة لما تستطيع مساحته الاحتفاظ به.
3- تنظيم مكتبك بشكل الأسبوعي
مكتب مشوش هو الطريق إلى حياة العمل غير فعالة. احجز 15 دقيقة بعد الغداء لتنظيم الأشياء. قم بملء الأوراق اللازمة ، وقم بفحص بطاقات العمل ، وقم بتنظيم ملفات الكمبيوتر وجداول البيانات ، وأعد العناصر إلى منازلها.
4- تطوير نظام الملفات
الآن حان الوقت للتعامل مع كومة الأوراق التي وضعت في هذا المربع في الزاوية.
إذا كان نظام الإيداع الخاص بك يتكون من رمي المذكرات أو البريد في كومة على مكتبك ، فإنك تحتاج إلى تنظيم مكتبك. ابدأ من خلال التقاط المجلدات من خزانة العرض. قم بتنظيمها حسب الموضوع أو التاريخ أو نوع الوثيقة في خزانة الملفات. في كل مرة تأتي فيها ورقة عبر مكتبك ، إما رميها أو وضعها. اجبر نفسك على النهوض من مكتبك أو فتح الدرج الخاص بك وتقديم كل ورقة في مكانها الصحيح.
5- تنظيف مجموعة بطاقات العمل الخاصة بك
هل عثرت على عدد كبير من بطاقات العمل عندما قمت بمسح مساحة عملك أو الأوراق التي تحتوي على أرقام هواتف مكتوبة عليها؟ احصل على هاتفك وابحث عن تطبيق جديد. هناك العديد من التطبيقات التي يمكنها مسح بطاقة أعمال ونقل المعلومات إلى هاتفك الذكي مثل Evernote أو ScanBizCards.
خصص بعض الوقت، بناءً على عدد البطاقات التي تحتاج إلى مسحها ، للتأكد من نقل جميع البيانات بأمان قبل إعادة تدوير البطاقات. المضي قدما في كل مرة تحصل فيها على جهة اتصال أو بطاقة عمل جديدة ، قم بمسحها ضوئيًا.
6- تنظيم المستندات في جهاز الكمبيوتر الخاص بك
يجب أن تكون قادرًا على العثور على معلومات لرئيسك أو عميلك في الوقت المناسب. تنظيم ملفات الكمبيوتر لا يقل أهمية عن الملفات الورقية.
سواء كنت تعمل على جداول البيانات ، في Microsoft Word أو على برامج أخرى ، قم بتنظيم مستندات الكمبيوتر وفقًا للتاريخ أو الموضوع أو الفئة. قبل البدء في نقل المستندات ، قم بكتابة تسلسل هرمي تنظيمي يعمل من أجل أعمالك الورقية مما يجعل حياتك العملية أسهل. ثم ابدأ بنقل المستندات أثناء التنقل.
بعد أن تذهب من خلال وثائقك لا تدعها تضيع. تأكد من نسخ الملفات احتياطيًا على محرك أقراص ثابت أو محرك أقراص فلاش خارجي لتجنب فقدان العمل في حالة تعطل نظام الكمبيوتر.
7- تحديث الأوراق بانتظام
عندما يكون درج خزانة الملفات محشوًا بحيث لا يمكنك إغلاقه ، فقد حان الوقت لتقليل فوضى الورق لديك من خلال تجاهل المستندات القديمة. حدد موعدًا محددًا كل أسبوع لتقييم الأوراق الخاصة بك. تجنب قذف الملفات بأكملها. بدلاً من ذلك، تخلص فقط من المواد القديمة ، مثل الملفات للعملاء الذين لم يستخدموا خدماتك خلال عامين. قم بتكثيف الملفات الكبيرة ، واحتفظ فقط بالعناصر الأكثر حداثة الضرورية.
10 نصائح لتعودي إلى عملك بنشاط مع بداية العام الجديد 2021
طرق التخطيط لنجاح في العمل خلال العام الجديد
تابعونا على مواقع التواصل الاجتماعي ليصلكم كل ما هو جديد:
