الطلب المتزايد على المستندات والبيانات المكتبية تشكّل تحدياً للمؤسسات المحلية

في وقت تسارع فيه المكاتب في أنحاء المنطقة إلى الاستثمار في البنى التحتية الرقمية، لفت تقرير جديد أصدرته كانون الشرق الأوسط، الشركة الرائدة عالمياً في مجال حلول التصوير، إلى أنّ النمو المتسارع في كمّ المستندات والبيانات يمثّل تحدياً يزداد تعقيداً للمؤسسات في يومنا هذا. ويرمي تقرير Office Insights 2016 إلى فهم الطريقة التي تتطوّر فيها ممارسات العمل في الزمن الرقمي ويتطرّق إلى وقْع تكنولوجيا إدارة المستندات على الأسواق التي تسجّل نمواً عالياً في الشرق الأوسط وأفريقيا.

ويأتي هذا التقرير في وقت ترتفع فيه معدلات توليد البيانات والأرشفة الرقمية لدى الحكومات في الشرق الأوسط، وفي وقت يبحث فيه القطاعان العام والخاص عن حلول ذكية لتحسين الكفاءة التشغيلية وحوكمة البيانات.               

وقد وجدت الدراسة الأخيرة أنّ المستندات والبيانات لا تزال تشكّل الشريان الحيوي لأي مؤسّسة. وينطبق ذلك بشكل خاص على المستندات المطبوعة، إذ كشف 57% من المشاركين في المسح أنّهم يطبعون اليوم أكثر ممّا كانوا يطبعون قبل ثلاث سنوات وقال 27% إنّهم سينفقون المزيد من المال على أجهزة الطباعة والنسخ والمسح وعلى البرمجيات في السنوات الثلاث المقبلة. وكشف أكثر من نصف المجيبين (59%) أنّهم يمسحون مستندات أكثر ممّا كانوا يفعلون قبل ثلاث سنوات، أي أنّ 53% من كل المستندات أصبحت رقمية.                                                                                              

غير أنّ هذا التغيّر الجذري في حجم المستندات الورقية والرقمية والافتراضية أثار عدّة تحديات لمؤسسات المنطقة، ولا سيما في ما يخصّ كلفة إدارة المعلومات والحفاظ على أمنها. مع أنّ 79% من المجيبين يوافقون بحزم على أنّ التكنولوجيا تساعد على تأمين بيئة عمل أكثر أمناً، لا يزال ربعهم قلقاً جداً حول فقدان المستندات المطبوعة الحسّاسة. وعلى الرغم من أنّ الشركات تقول إنّها ستنفق مبالغ أكبر على طباعة المستندات ومسحها ونسخها، كشفّ 42% من المجيبين أنّهم لا يعيرون انتباهاً إلى تكاليف الطباعة المترتّبة عليهم، وأن واحداً من بين عشر مجيبين تقريباً لا يدرك ما إذا كان يتابع تكاليف الطباعة حتّى.

في هذا الصدد، قال هندريك فيربروغي، مدير التسويق في الشرق الأوسط ووسط وشمال إفريقيا: "تؤدي التكنولوجيا دوراً محورياً في تحديد معالم مستقبل المؤسسات، ويشكّل نمو الرقمنة المستمرّ نزعة مهمة. فالمستندات والبيانات الرقمية تدفع بالشركات نحو الأمام، لكنها في الوقت نفسه تضع في طريقها تحديات جديدة كلياً. ويبدو أنّ هذه النزعات ستستمرّ في المستقبل القريب، لكنّ التقرير الذي أصدرناه يبيّن أنّ الأسواق التي تسجّل نمواً عالياً هي الأكثر قدرة على التعامل مع هذا المشهد المتغيّر. فهذه الأسواق غير مثقلة بأنظمة تكنولوجيا المعلومات القديمة، لذا قد تتحلّى بمرونة وسرعة أكبرين في اعتماد تقنيات جديدة من شأنها زيادة الفعالية والإنتاجية".

غير أنّ البيانات المستقاة من التقرير كشفت فجوات ملحوظة في فهم الطريقة التي تستطيع التكنولوجيا بواسطتها أن تدعم التحسّن في إدارة المستندات والبيانات. وأضاف هندريك قائلاً: "تؤدّي التكنولوجيا دوراً محورياً في تحديد معالم مستقبل المؤسسات في الأسواق التي تسجّل نمواً عالياً. وتكشف الرقمنة عن مزايا كثيرة للمؤسسات، لكنها تزيد من دفق المعلومات المتنامي الذي يجب على المؤسسات ضمان أمنه ومعالجته بطريقة غير مكلفة. وبفضل المعلومات التي تبيّنت لنا في التقرير، نستطيع أن نعالج المشاكل التي تعانيها هذه المنطقة بالضبط، وأن نزيد الوعي لدعم السوق باستخدام التقنيات الصحيحة لتحسين العمليات المكتبية".

تجدر الإشارة إلى أنّ تقريرOffice Insights 2016  عبارة عن دراسة بحثية مستقلة للسوق تشمل ألف صانع قرار ومستخدم نهائي في أبرز بلدان الشرق الأوسط وأفريقيا وأوروبا الوسطى وأوروبا الشرقية ويوراسيا.